Documents, réservations de vols, transferts, services hôteliers et bagages font partie des points auxquels vous devez porter une attention particulière avant de partir. Afin d’éviter le stress qu’ils génèrent, de profiter au maximum de votre temps pendant votre absence, de réduire les risques de problèmes d’horaires de vol et aussi d’en profiter, nous partageons ci-dessous quelques conseils à prendre en compte avant de commencer à organiser votre prochain voyage d’affaires.
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Faire appel à une agence de voyage spécialisée en déplacements professionnels
La meilleure façon d’éviter tout le stress généré par l’organisation d’un voyage d’affaires est d’avoir recours aux services d’une agence de voyage spécialiste des déplacements professionnels. En effet, en tant que professionnelle dans ce domaine, une agence saura vous apporter un accompagnement personnalisé pour optimiser votre stratégie de voyage. Elle vous évite de perdre du temps dans la recherche d’hébergements, de restaurants, de location de voiture, etc. dont les tarifs devront s’accorder au budget de l’entreprise. En travaillant avec une agence de voyage spécialisée en déplacements professionnels, vous aurez l’avantage d’avoir accès à un catalogue exhaustif pour vos réservations, que ce soit pour les trains, les vols, les hôtels, etc. et où que ce soit.
Pour les vols
Avant de confirmer votre réservation, vérifiez que vous disposez de tous les documents, visas et vaccins nécessaires pour entrer dans votre destination. La plupart des compagnies aériennes proposent des promotions pour les voyageurs fréquents, alors n’oubliez pas d’emporter votre carte de points avec vous ; à l’avenir, vous pourrez bénéficier de billets gratuits ou surclasser votre siège dans une classe supérieure. Bien que l’on ait tendance à choisir des tarifs plus économiques, assurez-vous d’avoir toujours la possibilité de modifier les dates et les horaires des vols, si nécessaire.
Pour l’hébergement
La clé du choix de l’emplacement dépend de la durée du voyage. Si vous ne restez que quelques heures, la meilleure option est de choisir un logement entre la place d’affaires et l’aéroport. Certains hôtels proposent même des tarifs courts séjours pour se reposer quelques heures pendant la journée. Si vous savez que vous aurez du temps libre, un hôtel du centre-ville proposera davantage d’attraits touristiques ou gastronomiques.
Si l’hôtel doit être votre base d’exploitation pour les réunions et le travail, assurez-vous qu’il comprend des fonctionnalités spéciales telles que des salles de conférence, un minibar, un service de café et de bar tout au long de la journée et un coffre-fort pour garder vos objets de valeur. N’oubliez pas de demander si la connexion Wi-Fi est incluse dans les tarifs et si votre chambre y a accès.
Pour les bagages
Lors de la confirmation de votre réservation, vérifiez les restrictions de poids des bagages car celles-ci peuvent varier selon la destination ou la compagnie. Lors du choix des bagages, tenez compte de la taille et du matériau. Si vous transportez des objets délicats, une valise solide est préférable, mais si vous ne transportez que des vêtements, une valise légère en matériau souple sera plus adaptée et plus facile à transporter.
Pour les bagages à main, vous devez également vérifier les restrictions de poids et de taille, qu’il s’agisse d’un sac à dos, d’un sac à main ou d’une mallette. Vous devez essentiellement inclure votre agenda, votre téléphone, vos contacts, l’adresse de votre hôtel, les numéros de téléphone des taxis, votre passeport et toutes les informations nécessaires pour éviter les déboires. Il est également conseillé d’avoir sur soi des espèces en monnaie locale si le voyage est à l’étranger, ou en dollars. Portez une attention particulière à la sécurité de l’aéroport; évitez les cosmétiques, les liquides et les objets métalliques.
Pour les transferts
Louer un moyen de transport avant d’arriver à votre lieu de destination est toujours une bonne idée car cela vous fera gagner du temps, en confort et dans certaines destinations, c’est encore plus sûr. Il existe plusieurs services de taxi, de navette ou de limousine qui, dans de nombreuses villes, peuvent même être moins chers que les taxis ordinaires. La location d’une voiture est également une bonne option dans certaines destinations.
